Ieder professioneel bedrijf heeft een goed proces voor archivering van papieren dossiers. Ouder dan 2 jaar? Dan gaat het naar de externe opslag en wordt max. 7 jaar bewaard. Eén mailtje en die ene map ligt binnen 2 dagen weer op je bureau. Ruimtebesparend en efficiënt.
Toen kwam de e-mail. Deels in plaats van papieren communicatie. Of er naast. Over vele miljoenen euro’s worden in e-mails afspraken gemaakt. Soms zelfs meerjarenafspraken.
Wij zien echter zelden een protocol om deze waardevolle info in e-mails ook voor het bedrijf te borgen. Zoals met het papieren dossier.
Mailbestanden van medewerkers worden verwijderd binnen een paar weken na vertrek. “Privacy” zegt men dan! Hoezo? Zijn/haar papieren correspondentie wordt dan toch ook niet vernietigd?
Wie in onvrede vertrekt verwijdert soms zelf alle mails. Hoezo beveiliging? Belangrijke afspraken zijn dan niet meer terug te vinden. Dat kost bedrijven enorm veel geld!
Wordt het niet tijd voor een nuchtere richtlijn voor het opslaan en ontsluiten van e-mail van alle (ex-)medewerkers?
Mijn stelling:
zakelijke mail van medewerkers is gemaakt in de tijd van de baas, met de middelen van de baas en dus eigendom van de baas.
Ben benieuwd wie daar een mening over heeft!
Share de stelling, zodat we zoveel mogelijk respons krijgen!