Kleine verhaaltjes, grote impact
Een terugkerend onderdeel voor de ontwikkeling van GRIP Software was (en is) het schrijven van deze user stories (US). Op basis van een user story kan de programmeur een technische analyse maken en het in GRIP gaan bouwen. User stories zijn eigenlijk niets anders dan kleine verhaaltjes: korte beschrijvingen (stories) van een situatie wat een gebruiker (user) wil, doet of moet doen als onderdeel van z’n werk. Deze user stories, geschreven in gewone spreektaal, werk ik vervolgens verder uit door de know-how van Recentes te koppelen aan de functionaliteiten van de software. Zo ontstaat een complete instructie rondom een bepaalde situatie. Het is soms een behoorlijke uitdaging om met meerdere aspecten rekening te houden en het uit te werken tot in de kleinste details. Wat start met een ‘klein verhaaltje’, eindigt in een ‘compleet boekwerk’.
Belangrijke aspecten
De belangrijkste aspecten bij het schrijven van een user story zijn:
- Opdelen van het totale proces in kleinere deelprocessen, wat aansluit bij de praktijk.
- Gebruiksvriendelijkheid: rekening houden met de wensen van de gebruiker.
- Het moet begrijpelijk en leesbaar zijn voor de programmeur.
- Rekening houden met controletechnische aspecten voor de interne beheersbaarheid.
- Technische aspecten.
- Met het hele team de US finetunen.
Een voorbeeld
Onderstaand voorbeeld is een user story voor de ‘Handmatige aanpassing prognose’ (voor de module ‘Prognose’). De module ‘Prognose’ is een uitbreiding op GRIP. Deze module berekent automatisch de spend en opbrengsten voor het betreffende boekjaar. De methodes die zijn voorzien zijn lineair en historisch, waarbij de historische methode rekening houdt met seizoensinvloeden. Net als de uitbreidingen ‘Facturatie’ en ‘Afrekening’ loopt de module ‘Prognose’ naadloos over vanuit de GRIP-basismodule en kan zo complete processen ondersteunen.
Uitgangspunt:
We gaan er in dit voorbeeld vanuit dat de prognose door GRIP is berekend en gereed staat om door controlling beoordeeld te worden.
- We beginnen de US met de beschrijving hoe de gebruiker de prognose benadert en opent.
- Daarna volgt een beschrijving van de algemene uitgangspunten:
- Op welk niveau kunnen mutaties worden aangebracht? Bijvoorbeeld spend op totaal leveranciersniveau en opbrengsten op detail conditieniveau.
- Welke rol/gebruiker mag mutaties aanbrengen?
- Moet er verplicht een reden worden ingevoerd bij een correctie?
- Welke knoppen (zoals wijzigen, bewaren) moeten worden voorzien?
- Vervolgens ontwerpen we een scherm in Excel: waar en hoe moeten deze mutaties worden doorgevoerd?
- Daarna beschrijven we onder meer consequenties voor de berekende uitkomsten, aanpassing op totalen leverancier, overall totalen, indexen ten opzichte van huidig en vorig boekjaar.
- Als laatste beschrijven we hoe de informatie voor de verschillende gebruikers beschikbaar wordt gesteld: op scherm, download naar Excel, of ontwikkelen we er een aparte rapportage voor?
In het onderstaande voorbeeld zie je een deel van het overall prognose-scherm met testdata. De data van het vorig boekjaar en de indexen zijn niet getoond in onderstaande screenshot.
Zoals een user story begint met ‘kleine verhaaltjes’, eindigt het in een ‘compleet boekwerk’. Het begint met een paar kleine notities op een post-it en resulteert in een volledig geautomatiseerd proces, om zo uw complete processen te ondersteunen.
Grip is ontwikkeld en wordt doorontwikkeld door mensen uit het vak. Met onze kennis en kracht verbetert u uw inkoopprocessen en –resultaten. Grip, de oplossing van Recentes en AXI.
