1. Omvang: mankracht en locatie
In 2012 begonnen we met vier man(nen) aan dit avontuur. Inmiddels zijn we 12 ‘man’ sterk en steeds op zoek naar verdere uitbreiding.
Sinds twee jaar huren we een eigen kantoor. Eerst in Heerde; nu in The Mixer in Apeldoorn. Een professionele en sfeervolle kantooromgeving. Het bedrijfsrestaurant wordt gerund door ‘anders begaafden’ en biedt heerlijke lunches aan. Wij hebben hiermee een ‘eigen honk’ waar we relaties kunnen ontvangen en overleggen kunnen plannen. Marmeren kantoren op de Zuidas zijn aan ons niet besteed. Praktisch nut, sfeer en daglicht is voor ons veel belangrijker. Een no-nonsense cultuur met een gezellig kantoor en een voetbaltafel – die we dagelijks gebruiken.
We zijn altijd op zoek naar (door)startend financieel talent (m/v) – en girlpower is meer dan welkom! Niet alleen dienen zich nieuwe klanten aan; ook kunnen we met meer mensen onze projecten sneller doorlopen – en dus per saldo een groter volume realiseren.
2. Professionalisering
Onze werkwijzen ontwikkelen zich. We zijn nu bijvoorbeeld in staat om:
- Enorme e-mailbestanden te doorzoeken met zoekwoorden.
- Grote verzamelingen inkoopfacturen in PDF te converteren naar Excel. Zo kunnen we makkelijker onder meer inkoopprijzen, BTW en orderkosten controleren.
- Geautomatiseerd en gepersonaliseerd SoA’s (Statement of Account) op te vragen bij duizenden leveranciers tegelijk, inclusief de reminders. Hierdoor winnen we in efficiency en diepgang van onze analyses.
3. Paperless
In ons eerste project hebben we een groot papieren archief aangelegd van alle contracten, afspraken en analyses. Een rij van 20 ordners! Intussen zijn we anders gaan werken en gebruiken we printer of kopieerapparaat nauwelijks. Echt bijna paperless!
4. Bloopers en successen
We zijn heel wat ervaringen rijker geworden. Daarbij is het eigenlijk niet zo commercieel om over bloopers te schrijven. Maar natuurlijk heeft Recentes niet alleen successen behaald, maar ook af en toe een grote tegenvaller gehad. Een licht traumatisch voorbeeld is het volgende.
Ons team bouwt met weken werk een claim op van meer dan € 1 miljoen, op de grootste leverancier van onze klant. Alles helder gedocumenteerd met contracten, folderplaatjes, analyses en controles. Een harde claim, zo lijkt het. Tot het moment dat de leverancier met tegenclaims komt, die over andere onderwerpen gaan en helemaal buiten onze scope liggen. De leverancier claimt eerder verleende kortingen voor bijvoorbeeld logistieke voordelen terug, omdat niet aan alle voorwaarden zou zijn voldaan. De tegenclaim is – oh wonder – ongeveer gelijk aan die van ons.
De opdrachtgever besluit uiteindelijk het dossier te sluiten en geen claim door te zetten. Een vaststellingsovereenkomst wordt zelfs getekend. Geen nadeel of extra kosten voor de opdrachtgever, maar er verdampt wel een enorme claim voor ons project. En dus verdampt ook onze fee… De vraag is wel: waarom zou die tegenclaim ten nadele van ons project moeten komen?
Wat zoudt gij doen in dit geval?
5. Verbreding taakgebieden
Meer klanten, meer branches, meer medewerkers. Dat is prachtig! Maar we zijn ook steeds meer opbrengstbronnen gaan onderzoeken – en met succes! We begonnen ooit met conditiebrieven en jaarcondities. Gaandeweg zijn daar andere condities en afspraken bij gekomen, zoals:
- Actie-inkoopprijzen
- BTW (ook in het bedrijfsleven gaat hier veel fout!)
- Opbrengsten uit onderverhuur
- Foutjes in crediteurentransacties: dubbele betalingen, dubbele facturering, onbekende creditnota’s
6. Beetje ouder geworden
De meeste mensen zijn in de afgelopen 10 jaar wat ouder geworden. Bij Recentes merken we dat ook: we zien steeds meer jonge mensen binnen komen, terwijl de ‘founding fathers’ ouder worden. Daar lijden we echter niet onder;-) Het is prachtig dat wij, ervaren seniors, onze kennis kunnen overdragen aan de jongere medewerkers. Hun enthousiasme evenaart dat van ons als oprichters.
Juist de mix van onze medewerkers zorgt voor een energiek team, dat weet wat het doet. Onze ervaring en energie zorgen voor de opdrachtgever voor het beste resultaat!
7. Leren vertrouwen
Vertrouwen is een kostbaar iets. Wij hebben veel vertrouwen van onze opdrachtgevers gekregen om in hun ‘keuken’ te kijken. Nooit hebben we dat vertrouwen beschaamd.
Tegelijk moeten we zelf ook steeds weer leren te vertrouwen. Onze projecten sluiten niet altijd naadloos op elkaar aan. Soms lopen er veel projecten tegelijk en – inherent aan het ondernemerschap ¬ soms vragen we ons af of we over een paar maand voldoende werk hebben voor het aantal medewerkers. Wij leren steeds weer vertrouwen te hebben. Het komt goed. Daarom past ‘dankbaarheid’ heel goed bij Recentes.
8. Verbreding branches
Ooit dachten we dat er voor ons buiten de Retail niet zoveel te beleven zou zijn. Het tegendeel is waar! Iedere organisatie van enige omvang (zeg: een jaarlijkse inkoopwaarde van meer dan € 100 miljoen) leent zich voor een recovery.
Naast de Retail werken we nu ook in de Zorg (cure en care), Industrie (multinational) en Supply Chain/Distributie. Interessant is wel hoe iedere branche zijn eigen aandachtspunten heeft. Denk aan de BTW in de Zorg, investeringsbijdragen in de industrie en aan mediabijdragen in de Retail.
9. Langdurige relaties
In 10 jaar hebben we, met zakelijke partijen, langdurige relaties opgebouwd. Een aantal klanten heeft ons een tweede keer een project laten uitvoeren. Natuurlijk ook om te testen of hun procesverbeteringen effect hebben gehad.
Onze ervaringen? Een tweede keer kan om verschillende redenen succesvol zijn. Soms is heel zichtbaar dat er sterke verbeteringen zijn in processen of systemen, waardoor er minder lekkage is. Als we de scope de tweede keer veel ruimer nemen – door bijvoorbeeld naast inkoopcondities ook naar crediteurencondities en BTW te kijken – dan kunnen we daar nog behoorlijk wat lekkage vinden.
Ook hebben we een driejaarscontract afgesloten met een grote retailer die meerdere formules in de lucht heeft. Deze retailer wil ons regelmatig terug zien. We zijn onze orderportefeuille voor 2023/2024 dus al aan het opbouwen!
10. Groei en beperking
Van een afstand zou je verwachten dat de unieke propositie van Recentes voor alle grotere organisaties onweerstaanbaar is. Immers: met weinig inspanning van de eigen mensen komt er uit ieder project een financiële opbrengst en – minstens zo belangrijk – veel leerpunten. Daarmee wordt de organisatie alleen maar sterker. Wat zijn dan de remmende factoren?
- Onbekendheid: een beslissing over een recoveryproject wordt meestal op C-niveau genomen. Het kost tijd om de naam van Recentes op dat niveau bekendheid te laten krijgen.
- The inconvenient truth: het kan voor een leidinggevende of directeur onprettig zijn te laten constateren dat niet alle processen waterdicht zijn. Men zou aangesproken kunnen worden op zijn verantwoordelijkheid. Gelukkig hebben veel organisaties een dusdanig open cultuur, dat men liever leert van fouten dan dat ze ontkend moeten worden.
- Awareness: veel organisaties zijn zich er niet van bewust dat ze geld verliezen en dat het mogelijk is dat over het verleden alsnog binnen te krijgen.
Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak een afspraak met Jaap Wieman voor een vrijblijvende kennismaking.
Recentes bestaat dit jaar 10 jaar. Wat zijn we trots én dankbaar.
