1. Computer says ‘no’
Een creditnota voor bonus wordt geweigerd door het systeem, omdat er geen Purchase Order (PO) op het document is vermeld. Het systeem is nu eenmaal ingericht met de verplichting van een PO-nummer. Niet geaccepteerde creditnota’s worden wel geregistreerd, maar vervolgens op ‘ongeldig’ gezet en niet doorgeboekt. De klant loopt dus belangrijke inkomsten mis.
De mensen van Recentes constateren dat bepaalde bonussen niet afgerekend zijn en vragen deze bij de leverancier op. Daarnaast vragen we van iedere leverancier een Statement of Accounts (SoA) op; op dit overzicht worden dergelijke oudere creditnota’s nog weleens gevonden. Als de leverancier ze niet intussen heeft afgeboekt tenminste…
2 Met dank van minister Kaag
Een inkoopfactuur wordt ingeboekt met het bedrag exclusief BTW. Door gebruik van een BTW-code wordt automatisch 21% aan de factuur gekoppeld, waardoor het factuurbedrag te hoog in de boeken komt. Er wordt dus ook teveel aan de leverancier betaald. Wij laten de boekingen corrigeren en de leverancier betaalt het verschil terug. Helaas voor ons rolt er geen opbrengst voor het project uit. De gecorrigeerde BTW wordt immers ook in de aangifte verwerkt en dus is de enige die er iets mee opschiet onze Minister van Financiën…
3 Rekenfout in facturen?
Hoe het mogelijk is, is nog steeds onduidelijk. Een uitzendbureau stuurt wekelijks facturen, die worden ingeboekt en betaald. Iedere factuurregel vermeldt een correct bedrag conform bijlagen, maar de optelling van de regeltotalen leidt tot een lager bedrag dan het factuurtotaal. Het is bijna niet te geloven dat dit bij een toonaangevend bedrijf mogelijk is. Hoeveel geld heeft dit uitzendbureau op deze manier in de loop der jaren extra en onterecht ontvangen?
Het loont. Ook bij een toonaangevend bedrijf.
4 Geen contract = geen bonus?
Een ijverige administrateur begint een nieuwe bewaking van de bonussen. Hij maakt een lijst met alle contracten en bonusafspraken daarin. Deze worden bewaakt en afgerekend met de leverancier. Hij ziet echter over het hoofd dat één leverancier al vele jaren lang zonder contract werkt en toch ieder kwartaal braaf een opgave doet van de 2% bonus die hij moet afdragen. Maar ja, de leverancier staat niet op de lijst en dus wordt de opgave kwartaal na kwartaal terzijde gelegd. Tot Recentes een onderzoek doet en de 2% bonus alsnog over de afgelopen jaren int. De leverancier treft geen blaam; die had zelfs al eens tegen de directie gezegd dat er nog geld van hen op de plank lag te wachten.
5 Nog los van de sancties
Ook met Russische leveranciers worden weleens bonusafspraken gemaakt. Wanneer het moment van afrekenen dan komt, stelt de leverancier dat de Russische wetgeving helaas verbiedt achteraf nog kortingen uit te keren. Ongetwijfeld een nobele bedoeling om het zwarte circuit aan banden te leggen. Maar kun je dan wel een afspraak maken, terwijl die klaarblijkelijk tegen de wet in gaat? En wat is de oplossing? De leverancier levert gratis goederen om zijn schuld alsnog te voldoen.
6 Rede(r)lijk probleem
Wanneer een zending vanuit het Verre Oosten wordt verscheept, stuurt de reder een proforma factuur in USD. Hij wil zijn kosten vooraf betaald krijgen, dus dat gebeurt. De proforma wordt ingeboekt en betaald. Nadien stuurt de reder een definitieve factuur in EUR. Ook deze wordt ingeboekt en eveneens betaald. Zo ontvangt de reder – tientallen keren – een dubbele betaling. Wij hebben niet kunnen vinden dat daar een signaal aan onze klant is gestuurd. Gelukkig vinden wij deze dubbelingen in onze audit en kunnen we het teveel betaalde terughalen. Gezien de containerprijzen van de afgelopen jaren ging dit om ‘serious money’! Intussen is op ons advies het proces aangepast en zou dit niet meer kunnen voorkomen.
7 Ik dacht dat jij…
Een buitenlandse leverancier heeft een bonusafspraak met onze klant. Omdat we de opbrengsten niet in de boekhouding aantreffen, gaan we op jacht. Daardoor komen we in een ingewikkelde communicatiedriehoek terecht, waarbij de klant stelt dat de leverancier creditnota’s moet sturen en de leverancier stelt dat de klant een factuur moet sturen. En als dan de taal ook nog een complicatie is, proeft het als succes wanneer we eindelijk tóch gedaan krijgen dat de bonus over jaren terug alsnog wordt uitgekeerd.
8 Percentage of bedrag?
De administratie boekt de inkoopfacturen in en geeft daarbij het percentage BTW op. Het systeem rekent dan automatisch terug naar het bedrag exclusief BTW. Het is grappig op te merken dat in een reeks boekingen niet 21% BTW is ingegeven, maar € 21 als BTW-bedrag. Hierdoor werd veel te weinig BTW teruggevraagd van de fiscus. Onze BTW-controle bracht dit aan het licht en we konden dit geruisloos laten corrigeren.
9 U mag kiezen…
Een aanbieder van opleidingen vermeldt op zijn website dat de opleidingen zonder BTW kunnen worden gefactureerd aan de klant, als deze daarvoor kiest. Voor een klant in de zorg is dat aantrekkelijk, want die kan de BTW niet in aftrek brengen. Helaas vergeet de klant ergens een vinkje te zetten, waardoor de facturen met BTW worden ingediend (en betaald). Wij belanden in een lange discussie met de leverancier omdat deze niet in het belang van zijn klant heeft gehandeld en onnodige kosten heeft veroorzaakt. De discussie loopt nog…
10 Hard werken loont (soms)
Bij een retailer geldt dat iedere vermelding van een A-merk in de folder door de leverancier moet worden vergoed met een bijdrage. Er is geen sluitend systeem aanwezig om de volledigheid van de opbrengsten te waarborgen. Wij nemen – bij gebrek aan digitale informatie – alle papieren folders van de afgelopen vijf jaar door en zetten die op een rij. Wanneer we dan per leverancier checken blijken er veel folderplaatjes niet in rekening te zijn gebracht. Monnikenwerk, maar het loont!
Wil je weten wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Maak een afspraak met Jaap Wieman voor een vrijblijvende kennismaking.
Recentes bestaat dit jaar 10 jaar. Wat zijn we trots én dankbaar.
