Twee grote retailers in Nederland hebben het besluit genomen hun inkoopactiviteiten te bundelen. Een volledig nieuwe organisatie wordt opgericht, die namens beide retailers de onderhandelingen met leveranciers gaat voeren. Een nieuw kantoor, nieuwe automatisering, nieuwe medewerkers.
Sterkere inkooppositie
Doel van de JBO (Joint Buying Operation) is het verkrijgen van een sterkere inkooppositie, waardoor de rentabiliteit van beide formules verbeterd wordt en de positie t.o.v. de marktleider wordt versterkt.
Naast alle organisatorische aspecten moet er veel werk worden verricht vóór er contact kan worden gelegd met leveranciers. De informatie van beide formules moet worden geharmoniseerd. Contracten, prijzen en condities moeten inzichtelijk worden gemaakt. Dit vereist een grote IT- en controlling-inspanning, waarbij Recentes assisteert.
Onderhandelingsaspecten
Vanuit de strategie van de JBO is het mogelijk om in een aantal ronden te onderhandelen met leverancier. Hierin kan onderscheid worden gemaakt tussen een aantal onderhandelingsaspecten; deze kunnen in de praktijk ook in één onderhandelingsronde worden opgepakt:
- Harmonisatie van prijzen: welke van de twee formules heeft nu al de laagste inkoopprijs en de beste condities? Die kunnen vervolgens worden toegepast door beide formules. Daarmee wordt een quick win gerealiseerd
- Bundeling van inkoopvolume: veel leveranciers zullen zich laten overtuigen dat het grotere (gezamenlijke) inkoopvolume moet leiden tot lagere prijzen dan wel betere condities. Dit is de tweede verbeteringsslag, die concreet geld opbrengt
- Na de onderhandelingen door de JBO zullen de afzonderlijke formules met de leveranciers onderhandelen om de beste afspraken te maken m.b.t. marketinginspanningen en –bijdragen, actiekortingen en actieprijzen, logistieke voordelen etc.
Maximale resultaatverbeteringen
Recentes speelt in dit verhaal een belangrijke rol, door de data-huishouding goed in te richten, analyses te maken en de voorbereidingen voor onderhandelingen te doen. Met de analyses van Recentes kunnen de inkopers van de JBO de maximale resultaatverbeteringen bereiken.
Uiteindelijk moeten de afgesproken condities van zowel de JBO als de formules integraal worden vastgelegd, zodat op de juiste plaats (in de juiste organisatie) het juiste resultaat wordt geboekt en afgerekend.